Projektierung für die Übernahme laufender DMS Projekte

 

Softwareprojekte erfolgreich zum Abschluss bringen

Wenn die Einführung eines ganzheitlichem Dokumentenmanagement- bzw. Enterprise-Content-Systems zu scheitern droht, sind davon organisatorische Strukturen, Prozesse und Abläufe betroffen, in erster Linie jedoch Menschen. Darüber hinaus ist das operative Geschäft durch diverse Ausfälle und verunsicherte Mitarbeiter gefährdet. Zu diesem Zeitpunkt sind angemessene Lösungen gefragt, die kurzfristig greifen, ohne dabei langfristig getätigte Investitionen zu gefährden. Um diese Projekte doch noch positiv zu beenden bzw. fortzuführen, haben wir in den letzten Jahren zahlreiche Standards für die Übernahme laufender DMS/ECM-Projekte entwickelt. Durch unsere Best Praxis-Ansätze und in zahlreichen Übernahmeprojekten erprobten Methoden helfen wir unseren Kunden, die gewünschte Stabilität und Produktivität auf dem schnellsten Weg zu erreichen.

1. Die Bestands- Aufnahme / Der Workshop

Bestehende Projekte erzeugen eine unübersichtliche Anzahl von Informationen jeglicher Art und Form. Im Workshop unseres Senior Consultants liegt das Hauptaugenmerk daher auf dem Aufnehmen und Strukturieren dieser Informationen sowie deren Bewertung anhand abgestimmter Zielvorgaben. Das Ergebnis dieser Bestandsaufnahme wird mit den Projektbeteiligten besprochen. Im Workshop werden bereits erste Lösungsansätze direkt aufgezeigt. Im Anschluss werden ein Grobkonzept und ein Angebot erstellt.

R. CoenenR. Coenen
– Senior Consultant -
“Schnelle gebrauchsfähige Lösungen zu finden ist kein Zufall.”

A. ThielA. Thiel
– Software Consultant -
“Verständnis fängt mit der Sprache an.”

2. Die Planung / Sofortmaßnahmen

Nach der Freigabe von Grobkonzept und Angebot werden Sofortmaßnahmen zur Wiederherstellung des einwandfreien Geschäftsbetriebes aufgezeigt und eingeleitet. Anschließend übernimmt die exe GmbH nächste Schritte wie die Erstellung des Feinkonzeptes, die Auswahl des Projektleiters sowie die Erstellung von Projekt- und Meilensteinplan. In Abstimmung mit unserem Kunden werden die Zusammensetzung des Projektteams und die Einbindung verfügbarer Mitarbeiter abgestimmt, dann erstellen wir einen verbindlichen Terminplan.

3. Die Umsetzung und Schulung

Nach Abnahme des Realisierungskonzeptes wird die ELO-Software zur Programmierung der Zusatzanforderungen und Programmerweiterungen angepasst. Anschließend zeigt das System unter Praxisbedingungen im Testlauf, dass es die Anforderungen erfüllt. Alle Aktivitäten werden durch bewährte Vorlagen und Checklisten unterstützt. Durch unser digitales Projektbuch erhält jeder Projektbeteiligte den nötigen Überblick über das ELO-Projekt. Flankierende Schulungsblöcke in den einzelnen Themengebieten runden die Realisierungsphase ab.

U. SchaeferU. Schaefer
– Software Consultant -
“Der Anwender ist das Maß der Dinge, nicht die Software.”

S. HeupgenS. Heupgen
– Leitung Support -
“Erreichbarkeit, Kompetenz und Freundlichkeit zeichnet ein gutes Supportteam aus.”

4. Der Livebetrieb und Support

Sobald die Einführungsstrategie mit unseren Kunden abgestimmt ist, erfolgt die Installation des Echtsystems. Die professionelle Betreuung und Unterstützung im Echtbetrieb hilft unseren Kunden dabei, schon in den ersten Wochen alle Möglichkeiten der ELO-Software zu nutzen. Die Übergabe aller notwendigen Projektdetails an unser Supportteam ermöglicht ein schnelles und zielgerichtetes Eingreifen bei auftretenden Problemen. Die Endabnahme erfolgt nach Erreichen der eindeutig definierten Ziele.