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ipf electronics gmbh

Geschrieben von Birgit Krueger am in Anbindungen an Drittsysteme, ERP Anbindung, Prozessmanagement, Recherche/Volltext, Workflow

 

ipf gmbh

Vorstellung

Name: ipf electronics gmbh
Branche: Elektrotechnik, Handel
Standort:Lüdenscheid
Mitarbeiter:100
Kunde seit: Januar 2013
ELO-Lizenz:
ELOprofessional

Lösungen

  • Anbindung an Drittsysteme

  • Prozessunterstützung /-optimierung

  • ERP Anbindung

  • Workflow

  • Recherche/Volltext

  • Archvierung

 

Anforderung

ELO Professional sollte für die Vereinfachung interner Prozesse im Dokumenten-Management eingesetzt werden und nicht nur ein weiteres Papierarchiv im Keller vermeiden. Die jährlich etwa 96.000 Ausgangsbelege aus dem ERP-System Sage (Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen) sollten im ersten Schritt automatisch von Sage im PDF-Format übergeben und im ELO Archiv archiviert werden. Zusätzlich sollen mit einem DMS-Workflow die archivierten Ausgangsbelege den Eingangsbelege (Kundenbestellungen) zugeordnet werden.

Hierfür waren die Entwicklung einer Ablagestruktur sowie die Programmierung des DMS-Workflow erforderlich. Dieser Workflow sollte vor allen Dingen den Niederlassungen zu Gute kommen, denn bisher wurden alle Papierbelege in der Zentrale aufbewahrt und mussten dort überprüft werden.

Umsetzung

Zunächst wurde in einem gemeinsamen Analyseworkshop eruiert, welche Anforderungen der Kunden an die Lösung und die erwartete Prozessoptimierung stellt und in welcher technischen Umgebung diese eingesetzt werden soll. Diese Anforderungen wurden in einem Protokoll exakt festgehalten, das im Projektverlauf als Leitfaden und Pflichtenheft genutzt wurde.

Spezialisten der exe GmbH entwickelten zunächst die neue Ablagestruktur und den kompletten Workflow, bevor vor Ort die eigentliche Softwareinstallation vorgenommen und konfiguriert wurde. Danach wurden die Individualentwicklungen eingespielt und das gesamte System auch im Zusammenspiel mit dem ERP-System getestet. Für die gesamte Umsetzung wurden vier Monate benötigt, davon 1,5 Monate für die notwendige Test- und Schulungsphase beim Kunden.

Nutzen

Die Prozessoptimierung und der neue DMS-Workflow für ein effektiveres Dokumenten-Management bringen eine deutlich Reduktion von Platz- und Zeitressourcen und damit auch finanzielle Spareffekte durch die Reduktion von Papier, unproduktiver Arbeitszeit und durch den Wegfall von Erweiterungsinvestitionen im Bereich des Archivs.

Zusätzlich bringt das DMS-Projekt noch weitere Vorteile für den Kunden: Die Versionskontrolle der archivierten Dokumente sorgt für höhere Prozesssicherheit in der Bearbeitung von Kundenrückfragen, das bestehende System lässt sich auf den unternehmensweiten Rechnungsprüfungsprozess erweitern und ausrollen. Und nicht zuletzt wurden die Niederlassungen an das Dokumenten-Management der Zentrale effektiv angebunden und können nun dezentral auf alle relevanten Dokumente zugreifen.

 

ipf electronics gmbH Christopher Gierse (EDV Leiter)„Dank der professionellen Planung konnte das DMS zügig in die vorhandenen Geschäftsprozesse integriert werden und unterstützt die Mitarbeiter nun beim Archivieren von Belegen und dem Bearbeiten von Eingangsbestellungen. Einfach und problemlos – so muss das sein!“
ipf electronics gmbH Christopher Gierse (EDV Leiter)

 

Projektbewertung

Projektaufnahme:6 Sterne

Projektumsetzung:5 Sterne

Support im Projekt:5 Sterne

Einhaltung Projektzeitrahmen:6 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:6 Sterne

Wohlfühlfaktor:6 Sterne

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