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I.S.T. Innovative Sewer Technologies GmbH

Geschrieben von Birgit Krueger am in Aktenverwaltung, Anbindungen an Drittsysteme, Compliance, Projektmanagement, Prozessmanagement, Workflow

 

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Vorstellung

Name: I.S.T. Innovative Sewer Technologies GmbH
Branche: Versorgungswirtschaft / Wasserwirtschaft
Standort: Bochum
Mitarbeiter: 42
Kunde seit: November 2013
ELO-Lizenz: ELOprofessional 2011

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Anbindung an Drittsystem Sage

  • Compliance

  • Prozessunterstützung

  • Rechnungsmanagement

  • Workflow

 

Anforderung

Für die I.S.T. ist es von höchster Bedeutung eine zentrale Schaltstelle für ca. 12.500 Adressen und 7.000 Artikel in 4 Artikelfamilien nutzen zu können. Jede Information zum Kunden und Produkt bzw. Gerät – egal ob gesprochen, geschrieben, gefaxt, gescannt oder per eMail – gehört in diese Schaltzentrale. Die ordnungsgemäße Archivierung sollte in ELOprofessional erfolgen. Eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft von Sage war dabei verpflichtend.

Umsetzung

Es lag auf der Hand, die vorhandenen Software-Versionen zunächst zu aktualisieren. Das „alte“ Cobra CRM wurde mit einem Upgrade auf die aktuelle Version cobra CRM PRO, die „alte“ ELO Office-Version auf ELO Professional umgestellt. Nach diesen Aktualisierungsschritten installierte das exe-Team sofort die Docufied Schnittstelle, die für das ordnungsgemäße Ablegen der Dokumente über Cobra in das ELO-Archiv zuständig ist. Nach der Installation wurde die Ablage konfiguriert.

Die nächsten Schritte waren sowohl den bereits vorhandenen Dokumenten – durch Aufräumen des ELO Archivs – als auch den neuen Dokumenten gewidmet. Zum Lösen der individuellen Kundenanforderungen wurde die zukünftige Ablage der Dokumente optimiert, gefolgt von der Optimierung innerhalb der cobra.

Der nächste große Aufgabenbereich umfasste die Organisation der Sage-Ablage für die Ausgangs-, wie auch die Eingangsbelege. Auch die Optimierung der Service-Tabellen in cobra – inklusive des Sage AddIns – gehören in diesen Aufgabenbereich. Folgen wird noch die Installation eines individuell von exe programmierten Office AddIn, um aus der MS Office-Welt direkt strukturiert ablegen zu können.

Um den obigen technischen Schritten einen Praxisbezug zu geben, hier zwei Beispiele von Belegarten:
eingehende Belege werden mit einem Barcode versehen, gescannt und in ELO abgelegt – z. Zt. gehen buchhaltungsrelevante Belege auch noch in die Buchhaltung, eine Zuordnung zum Datensatz des Kunden wird parallel in cobra vorgenommen.

Sage Belegablage: ein WAWI Beleg wird auf den Drucker ausgedruckt und zeitgleich wird ein digitaler Ausdruck dem entsprechenden cobra-Datensatz des Kunden zugeordnet und wiederrum in ELO archiviert. So wird bereits heute eine lückenlose Dokumentation sichergestellt.

Selbstverständlich haben Administrator- und Anwenderschulungen in der Umsetzungsphase das Projekt abgerundet.

Nutzen

Um den Nutzen aus Sicht der I.S.T.zu beschreiben, sei ein Blick in die Zukunft erlaubt. Es ist geplant, den bisherigen Papierservicebericht zu einem Gerät ausschließlich digital – inkl. aller Dokumente wie auch Fotos – zu erstellen. Für den Reparaturbericht werden die Techniker die Artikelnummern eingeben, welche sie zur Reparatur verwendet haben. Zur Kontrolle, ob die richtige Artikelnummer gewählt wurde, wird die Artikelbezeichnung angezeigt werden – diese Daten kommen aus Sage!

Zum Ende des Service wird mittels eines Workflows dem Prokuristen der digitale Servicebericht vorgelegt, um mit seiner Freigabe Lieferschein und Rechnung auszulösen.
So wird bald lückenlos, effizient und effektiv in der Innovationsschmiede I.S.T. gearbeitet!

I.S.T. Innovative Sewer Technologies GmbH

„Wir wünschten uns ein offenes System, um sowohl alle Daten unserer Kunden als auch alle Daten unserer Produkte verarbeiten zu können, unabhängig davon, aus welcher Quelle – Fax, eMail, Drittanbieterprodukte – diese Daten stammen.“

I.S.T. Innovative Sewer Technologies GmbH – Monika Schmidt – Finanzen / Controlling

 

Projektbewertung

Projektaufnahme/Analyseworkshop:6 Sterne

Projektumsetzung:6 Sterne

Support im Projekt:5 Sterne

Einhaltung Projektzeitrahmen:6 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:6 Sterne

Wohlfühlfaktor:6 Sterne

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