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Helmut Reiter GmbH

Geschrieben von Birgit Krueger am in Archivierung, Belegerfassung, ERP Anbindung, Posteingangsmanagement, Rechnungsmanagement, Workflow

 

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Vorstellung

Name: Helmut Reiter GmbH
Branche: Vermietung und Verpachtung / Handel
Standort: Essen
Mitarbeiter: 101
Kunde seit: November 2012
ELO-Lizenz: ELOprofessional 2011

Lösungen

  • Archivierung

  • Belegerfassung

  • ERP Anbindung TopLog

  • Posteingangsmanagement

  • Rechnungsmanagement

  • Workflow

 

Anforderung

Die Verarbeitung der Eingangsrechnung sah bisher so aus, dass alle eingehenden Belege durch die Leiterin Fibu im Posteingang nach Abteilungen (insgesamt 10 Zuständigkeitsbereiche) sortiert und in selbige zur Prüfung eingereicht wurde. Alle Rechnungen einer Abteilung wurden letztendlich vom Abteilungsleiter – sozusagen im 4-Augenprinzip – freigegeben. Für den finalen Schritt der Zahlungsfreigabe wird die Lieferantenrechnung ebenfalls dem Geschäftsführer vorgelegt. Diese beiden Prüfschritte sollten in jedem Fall auch zukünftig gewährleistet sein.

Der komplette Durchlauf der Papierrechnungen dauerte in der Regel 5 Werktage. Dabei war im Fall von Rückfragen nicht immer direkt nachzuvollziehen, wo sich die Papierrechnung genau befand, was insbesondere bei hohen Rechnungsbeträgen immer zu vermehrten Rückfragen führte.

Die Anforderungen bestanden nun darin, zum Einen, dass die oben genannte Durchlaufszeit der Papierbelege durch die Realisierung einer digitalen Eingangsrechnungsprüfung verkürzt wird. Zudem sollte sichergestellt werden, dass wirklich alle skontofähigen Rechnungen in der Geschwindigkeit bearbeitet werden, dass auch Skonto gezogen werden kann.

Zum Anderen, dass sofort ersichtlich wird, wo genau im Prüfungsprozess eine Rechnung gerade vorliegt.

Umsetzung

Nach dem Analyse Workshop im Oktober 2013 wurde zunächst die im Einsatz befindliche Version ELO 7 auf die aktuelle Version ELO Professional 2011 gehoben. Die Experten der exe übernahmen dann die Anpassungsarbeiten und die Erstellung der erforderlichen Workflows. Unter Berücksichtigung aktueller Ereignisse im Unternehmen Helmut Reiter ging es im März 2014 mit der Schulung DocXtractor for ELO für ausgewählte Mitarbeiter weiter, um das „frühe Scannen“ für die Belege ab März umsetzen zu können. Das definierte Ziel hierzu lautet: alle Rechnungseingangsbelege aus 2014 werden eingescannt und archiviert.

Als nächster Schritt war die Schulung für die ELO Workflows geplant, denn die Belege sollten nicht nur gescannt sondern ausschließlich mittels der Prüfungsworkflows den relevanten Personen zur digitalen Rechnungsprüfung vorgelegt.

Nutzen

Mit der Umsetzung der digitalen Rechnungsprüfung bei Helmut Reiter ergibt sich folgender Mehrwert:

- Verkürzung der Durchlaufzeiten bei gleichzeitiger Optimierung der Suchzeiten
- Verminderung des administrativen Betreuung Aufwandes und Vereinfachung des Betriebsablaufs
- Gleicher und nachvollziehbarer Informationstand aller involvierten Beteiligten
- Schutz der vorangegangenen Investition ELO 7 ( für die Archivierung der TopLog Ausgangsbelege)
- Weiterer Investitionsschutz durch Funktionserweiterung z.B. Archivierung/Workflow von Maschinenakten, Personalakten und Finanzierungsakten

Helmut Reiter GmbH

„Wir sind ein mittelständisches Unternehmen, das immer bestrebt ist, modern aufgestellt zu sein, ohne die ganz großen Veränderungen im Unternehmen umzusetzen. So haben sich digitale Prozesse in der Vergangenheit immer den Organisationsstrukturen von Reiter angepasst und nicht umgekehrt. Wie auch jetzt die Rechnungseingangsprüfung mit dem ELO DocXtractor.“

Helmut Reiter GmbH – Norbert Sewtz – Prokurist

 

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