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GWN Gemeinnützige Werkstätten Neuss GmbH

Geschrieben von Birgit Krueger am in Aktenverwaltung, Anbindungen an Drittsysteme, Projektmanagement, Qualitätsmanagement, Rechnungsmanagement, Uncategorized, Workflow

 

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Vorstellung

Name: GWN Gemeinnützige Werkstätten Neuss GmbH
Branche: Gemeinnützige Organisation, Dienstleistung
Standort: Neuss
Mitarbeiter: 180 Personal / 890 Mitarbeiter
Kunde seit: Februar 2013
ELO-Lizenz: ELOProfessional 2011

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Anbindung an Drittsysteme (Sage)

  • Projektmanagement/
    -unterstützung

  • Qualitätsmanagement/
    -sicherung

  • Workflow

 

Anforderung

Die manuelle Bearbeitung und Weiterverteilung von Eingangsrechnungen war in der GWN bisher sehr umständlich und zeitintensiv. Vom Eingang der Rechnung bis zur tatsächlichen Überweisung des Rechnungsbetrages vergingen oft viele Tage, an denen das Dokument auf internen Postwegen unterwegs war und auf Freizeichnung durch verschiedene Personen wartete.
Die Anforderungen lauteten also u.a. die Durchlauf- und Liegezeiten bei der Bearbeitung in der Zentrale und in den 5 Betriebsstätten so zu verkürzen, dass es für die GWN möglich ist, die Rechnungen zügig zu bezahlen, um die Skontovorteile auszunutzen! Aber auch, das mit dem System ein zeitnaher Monatsabschluss ermöglicht wird. Last but not least wurde eine revisionssichere Ablage und eine GDPdU konforme Archivierung gewünscht.

Umsetzung

Nach der Grundinstallation durch die exe wurden durch die GWN Spezialisten der Server und die Datenbank entsprechend der im Analyse Workshop gemeinsam erarbeiteten Vorgaben konfiguriert, so dass die exe die erforderlichen Anpassungen an die FiBu (Schnittstellenprogrammierung für die Sage Anbindung) machen konnte. Nach einer Einweisung für die Anwender und den Administratoren begann für 1 Monat die Testphase. Im Anschluss erfolgte der Übergang in das Produktivsystem.
Die Rechnungen in Papierform werden nun zentral in einem ganzheitlichen Prozess in der Finanzbuch-haltung eingescannt, indexiert und per integriertem Workflow digital weiterverarbeitet. Mit Hilfe des Postkorbes und der anstehenden Aufgaben können sie so zur sachlichen oder preislichen Prüfung digital an die zuständigen Verantwortlichen versandt werden. Der Empfänger erkennt per Knopfdruck Rechnungen an, oder lehnt sie ab. Am Ende des Prozesses steht so eine automatisierte Verarbeitung für die Software der Finanzbuchhaltung bereit.

Nutzen

Die Offenheit und Integrationsmöglichkeiten anderer Lösungen beweist, dass ELO keine Insellösung ist. So können zukünftig auch weitere Anwendungen wie z.B. die Vertragsverwaltung, internes Formularwesen oder die digitale Personalakte Einzug im Unternehmen halten, um nur einige zu nennen.

Lanzerath

„Wir fühlen uns sehr gut aufgehoben! Bei der ELO Einführung haben wir Dank der Unterstützung von der exe GmbH keine Probleme gehabt.“

GWN Gemeinnützige Werkstätten Neuss GmbH – Toni Berg, Kaufmännischer Leiter

 

Projektbewertung

Projektaufnahme:6 Sterne

Projektumsetzung:5 Sterne

Support im Projekt:6 Sterne

Einhaltung Projektzeitrahmen:6 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:6 Sterne

Wohlfühlfaktor:6 Sterne

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