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Acteon Germany GmbH

Geschrieben von Birgit Krueger am in Aktenverwaltung, Compliance, Personalmanagement, Rechnungsmanagement, Vertrags-/Patentmanagement

 

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Vorstellung

Name: Acteon Germany GmbH
Branche: Medizintechnik
Standort: Mettmann
Mitarbeiter: 36 in D/ 755 weltweit
Kunde seit: Dezember 2013
ELO-Lizenz: ELO ECM Suite 2011

Lösungen

  • Aktenverwaltung

  • Anbindung an Drittsystem WinLine

  • Compliance

  • Personalmanagement

  • Rechnungsmanagement

  • Vertrags-/Patentmanagement

Anforderung

Mit Einhaltung der geforderten Aufbewahrungspflicht geht, solange die Belege in Papierform aufbewahrt werden, einher, dass große Lagerkapazitäten berücksichtigt werden müssen. Die Anforderung der Acteon lautete daher, zur Einsparung großer Lagerflächen ein digitales, revisions-sicheres Dokumentenarchiv einzusetzen. Damit wird dann auch gleichzeitig die zweite formulierte Anforderung gelöst. Direkte Zugriffsmöglichkeiten auf die Dokumente von jedem Arbeitsplatz, die die Suchzeiten vor den Ordnerregalen eliminieren.

Umsetzung

Zunächst wurde eine Standardinstallation durch die exe vorgenommen. Die im Vorfeld erforderlichen Aktivitäten und Gespräche – Erstellung eines IT Anforderungsprofils etc. – wurden ausschließlich zwischen der exe und dem IT Dienstleister der Acteon – der Firma Netzschmiede – geführt und besprochen. Nach der Konfiguration des Systems fanden Admin- und Anwenderschulungen für die Mitarbeiter vor Ort statt. Zur Vertiefung besuchten die Anwender auch offene Schulungsmaßnamen bei der exe GmbH, um den Austausch mit anderen, externen Anwendern zu nutzen.

Zu den Konfigurationsarbeiten der exe gehörte auch die Integration der im Haus bereits seit 2004 im Einsatz befindlichen Warenwirtschaft WinLine. Da die exe sowohl als Partner als auch als Nutzer der WinLine Expertise vorweisen kann, gingen diese Tätigkeiten ebenfalls zügig von der Hand. Heute werden alle Belege in der Auftragsbearbeitung – von der Auftragsbestätigung über die Lieferscheine bis hin zur Rechnung – von der WinLine ausgedruckt und automatisch im ELO Archiv abgelegt.

Für diese Archivierung werden alle WINLine Belege sozusagen in ein ELO Beleg kopiert. Dieser wird automatisch beim Belegdruck mitgedruckt und direkt auf den ELO Drucker ausgegeben. Der Dateiname wird aus der Kontonummer und der Laufnummer gebildet. Über den ELO Drucker werden die Belege in ein vordefiniertes Verzeichnis gedruckt, welches von ELO überwacht wird. Anhand des Dateinamens kann die Schnittstelle die erforderlichen Daten aus der WINLine Datenbank übernehmen und in die ELO Verschlagwortung schreiben.

Ebenso werden alle Belege der Buchhaltung automatisiert abgelegt und mit den WINLine Daten verschlagwortet.

Die Eingangsrechnungen (oder Eingangslieferscheine) werden auf der ersten Seite mit einem Barcode versehen. Die Belege werden dann in eine Postbox gescannt, wobei in zwei Rechnungstypen unterschieden wird, die Warenrechnungen (Erfassung in der Fakt) und Kostenrechnungen (Dialog Stapelbuchung).

Nutzen

Die üblichen Verdächtigen in Punkto Mehrwert greifen auch hier wieder, diese sind: Platz- und Zeitersparnis.

Nach 30 Jahre wurde das ELO Archiv zur Verwaltung und Strukturierung von Dokumenten eingeführt, um so kurzfristig die Raumkapazitäten konstant zu halten. Mittelfristig, wenn die ersten Ordner nach der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, können diese Kapazitäten anderweitig genutzt werden.

Noch viel wirksamer aber ist die Zeitersparnis für jeden Einzelnen, der auf der Suche nach bestimmten Dokumenten ist. Herr Hansen: “Information at your fingertip – an jedem Ort zu jeder Zeit. Damit haben wir gewonnen, an Effektivität und Effizienz!“

LPR GmbH

„Für die Zukunft sehe ich ein Big Picture – ein großes DMS Projekt – und freue mich, dass wir sowohl einen Partner als auch ein Werkzeug gefunden haben, mit dem wir Schritt für Schritt das große Ganze umsetzen können.“

Acteon Germany GmbH – Assistent der GF Marcel-Marc Hansen

 

Projektbewertung

Projektaufnahme/Analyseworkshop:6 Sterne

Projektumsetzung:6 Sterne

Support im Projekt:5 Sterne

Einhaltung Projektzeitrahmen:6 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:6 Sterne

Wohlfühlfaktor:6 Sterne

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